berorganisasi

Kelumpuhan perencanaan mulai menjalar ke tubuh Phil. Setiap kali dia melihat kembali apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan acara dengan sukses, dia mendapati dirinya mengutak-atik; mengubah dan menambah aktivitas yang tidak benar-benar memberi nilai tambah pada acara yang ditugaskan untuk dia kelola. Dia harus memegang proyek ini dan melanjutkannya.

Setelah perencanaan selesai dan Anda memiliki tim Anda, tempat dan kerangka kerja yang bisa diterapkan untuk jadwal; saatnya untuk mengatur. Sebagai pengelola acara, tanggung jawab rajacapsa berhenti bersama Anda, tetapi itu tidak berarti Anda harus melakukan segalanya. Pastikan Anda mendelegasikan tugas dan aktivitas secara efektif dan pada akhirnya Anda akan mengurangi stres dan lebih produktif.

Memesan tempat

Prioritas pertama adalah memastikan bahwa tempat tersebut dipesan berminggu-minggu, jika tidak berbulan-bulan sebelumnya. Anda harus benar-benar rewel tentang cara melakukannya dan meminta tempat untuk mengonfirmasi setiap detail kebutuhan Anda. Sebagian besar tempat memiliki staf Konferensi yang tugasnya memastikan bahwa daftar periksa sudah lengkap sebelum acara tetapi harap diingat bahwa tim manajemen Konferensi biasanya bekerja 9 hingga 5 sementara tim yang akan Anda tangani di tempat tersebut akan bekerja secara bergilir dan, Jika acara Anda berlangsung lama, Anda akan berhadapan dengan banyak wajah berbeda di tim staf venue. Oleh karena itu, merupakan praktik yang baik untuk menetapkan satu titik kontak di kedua kubu yang dijamin akan mendapatkan keputusan cepat tentang masalah apa pun yang terjadi.

Pengumpulan informasi

Selain menyediakan tempat dengan daftar kebutuhan Anda yang panjang dan terperinci, penting bagi Anda untuk menggunakan kontak awal ini dengan mereka untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang akan berguna dalam menjual acara tersebut.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan yang akan menambah nilai proposisi penjualan Anda dan memberikan gambaran lengkap tentang apa yang diharapkan adalah:

* Peta lokasi dan panduan perjalanan. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)

* Brosur pemasaran tempat itu sendiri. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)

* Rincian waktu check-in dan check-out untuk akomodasi.

* Detail fasilitas tempat – restoran, bar, gym, kolam renang, spa, dll.

* Rincian fasilitas terdekat – lapangan golf, fasilitas olahraga, kasino, bar, restoran.

* Pekerjaan besar apa pun yang dijadwalkan pada atau dekat dengan tempat acara saat acara Anda sedang berjalan (mis. Pengeboran, pekerjaan pembangunan, dekorasi).

* Organisasi lain menggunakan tempat tersebut pada waktu yang sama; untuk menghindari kepentingan kompetitif.

Harapkan delegasi Anda untuk mengajukan pertanyaan paling tidak jelas tentang tempat tersebut dan bersiaplah untuk mengejutkan mereka dengan memiliki jawaban di ujung jari Anda.

Persyaratan konferensi

Saat Anda memesan tempat, kebutuhan terperinci Anda mungkin sangat samar karena semuanya masih dalam tahap desain, jadi Anda harus membuat janji dengan staf Konferensi untuk kembali setelah semuanya sudah ditetapkan, katakanlah, dua minggu sebelum acara. Anda harus selengkap mungkin dalam memberikan informasi kepada tempat tersebut untuk membantu mereka melayani Anda dengan baik. Setelah mengetahui cakupan total dari kebutuhan Anda, mereka dapat memberi tahu Anda apa yang ditawarkan.

Berikut ini adalah daftar periksa Konferensi yang khas.

* Jumlah orang

* Waktu kedatangan

* Waktu keberangkatan

* Kopi / teh pada saat kedatangan

* Kopi / teh saat istirahat

* Waktu istirahat

* Jumlah kamar

* Ukuran kamar

* Tata Letak Kamar

* Makan siang

* Peralatan

* Jumlah Tabel

* dengan taplak meja

* pengaturan tempat

* kertas tinta

* bantalan kertas

* pensil

* papan nama

* air dan buah

* labu

* kacamata

* permen keras

Dengan menceburkan diri ke dalam pengorganisasian acara secara aktif, Phil secara efektif keluar dari lingkaran perencanaan yang telah dia jalani. Segera setelah dia mulai berbicara dengan para pemain utama yang akan terlibat dalam menyelenggarakan acara tersebut, proyek mulai dijalankan. kehidupannya sendiri. Pekerjaannya kemudian menjadi mengemudi daripada mendorong.